• 熊澤剛

まず大筋を掴む。




業務の見える化はインタビューで行うメリットをご紹介してきました。

では、まず誰にインタビューしましょう?


GiiDでは、対象となる部門の管理者に、誰が一番全体像を把握していますか?とお伺いするようにしています。

管理者が自部門の業務に精通していれば話が早いのですが、管理者の位置づけは企業によりマチマチですし、大きな企業では人事異動もあるので、必ずしも管理者が一番詳しい人という訳ではないからです。


選んでいただいた全体像を把握している人(ここでは担当者とします)に、まず伺うのは、部門の業務の大筋です。


担当者が自身で業務を整理して把握していれば、その内容を聞き取ればいいのですが、整理できてない場合はこちらで誘導し整理しながらインタビューを行うこととなります。


とはいえ、担当者としても初めて会った人にいきなり業務の話をしなければならず、こちら側も担当者の人物像がわかっていません。ちょっとした緊張状態です。

どうやったら誘導し整理しやすいインタビューにできるのでしょう?


GiiDでは、まずは担当者の1日の流れを確認することから始めるようにしています。

「出社してから先ず何をしますか?」という質問から始めて、

・ざっくりどういうことを行うのか?

・業務の関係者(ステークホルダー)は誰か?

・そもそも何の目的でやっている業務なのか?

などの質問を行うことにより、一定のレベルで詳細化を進めて行きます。

同様に、週次、月次、年次での流れを確認し、合わせて業務のステークホルダーを把握していきます。


GiiDでは、これらの結果を「業務スキーム図」に書き起こすことで、まずは概要の見える化を行っています。

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