共通言語について、前回で終わるつもりでしたが、現在進めているプロジェクトで痛感したことがあったのでおまけの一回です。
プロジェクトでは業務の見える化を推進しており、最初のステップとして業務の担当者へのインタビューや観察を通じて「棚卸」を行っています。
端的に言えば、仕事の全部をリストアップするような仕事です。
この場面でよく遭遇する２つの状況があります。
一つは、業務の目的がわかならいケース。
提出された資料を台帳と突合して、OKだったらシステムに入力して・・などの手順はいつもやっていることなのでスラスラ出てきますが、その業務や作業の目的は何ですか？とお伺いすると、口籠ってしまうことがよくあります。
もう一つは、聞き取りを行った業務に名前がない、業務で利用している帳票や台帳、ツールに名前がないなどの「名無し」のケースです。
特に担当者が「自分だけがやっている」業務に顕著に発生します。頭に入っているし、他の人に説明する必然もなかったからかもしれません。
私は、そうした「名無し」が発生するのは、こうした必然がない状況の他に、実は先に述べた「業務の目的がわからない」という状況にも原因があるのではないかと考えています。
先の例であれば、何を管理する台帳なのかの目的があれば「取引管理台帳」などの名前があるはずなのですが、チェックするという作業から単にチェックシートという名前になっていて、いつの間にかチェックに必要のない項目の精度が下がっていたり、省略されていたりすることがあります。
挙句の果てには本来の目的に沿った台帳が別に作られていたりすることも。
業務の目的に立ち返って、業務自体やその業務で利用するツールなどに適切な名前を付けることは、改めて業務の目的を意識することに繋がることと、その名前自体が「共通言語」として、職場内の理解を進めることに繋がるという２つのメリットがあるのです。
皆さんは今日どんな業務を実施しましたか？その目的は達成できましたか？
その業務を他の仲間に伝えるよい名前を付けてみてはいかがでしょう？
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