前回の記事にて、業務変革の鉄則「ECRS」についてお伝えしました。
軽くおさらいすると・・・
１）ECRSとは、（1）Eliminate（排除）、（2）Combine（統合）、（3）Rearrange（順序入れ替え）、（4）Simplify（簡素化）の順番
２）まず取り組むことは（1）Eliminate（排除）
３）排除の判断で一番大切なものは、対象とする業務の「目的」
本来はそれぞれの業務について３）を判断すべきなのですが、担当者によっては、やってきたことを否定されたように感じることもあるようです。
せっかくの働き方改革、こうした軋轢やシコリでの躓きは避けたいですよね。
そこでオススメなのは、まずはペーパーレスを推進するという取り組みです。
実は業務でペーパーを利用し続けることは、コストや作業工数、セキュリティなど、様々な課題があるのです。
カラー印刷のコストなどは意識されやすいのですが、印刷してホチキス止めしたり、バインダーに閉じるなどの作業工数、保管が必要であればキャビネットや家賃、長期保管であれば外部倉庫のコスト、廃棄においてもシュレッダーや機密廃棄BOXのコスト、機密情報を誤ってゴミ箱に捨てたり、外出先で置き忘れたら情報漏洩のリスク・・・ちょっと考えただけでもこれだけの課題があります。
なので、こうした課題を解消する為に、まずはペーパーレスを進めるというのが関係者の理解を得やすく、すんなりと始めやすいのです。
ペーパーレスとすることが生産性向上にどれだけ寄与するかは、業務により異なるものではありますが、一部であれこうした取り組みとその成功体験を積み上げることが、更なる業務変革のモチベーションとなり、原動力となるのです。