プロジェクトマネジメントでやることの最終回です。
１）全体像を決めて明文化して周知する
２）やることを分解してスケジュールを決めること
３）進捗管理、課題管理をすること
前回は、３）の進捗管理を説明しましたので、今回は課題管理について解説して行きます。
進捗管理では、WBSやガントチャートなどのツールを利用します。
課題管理では、名称もずばり「課題管理表」を用います。Issue Listとも言います。
課題は、それぞれのタスクを進める中で散発的に発生します。
そうした性質から、課題管理表については、ネットワークフォルダー等を用いて、課題を発見したプロジェクトメンバーが誰でもすぐに記入できるよう準備しておくことをお勧めしています。
また、課題管理表の項目は、「いつ」「誰が」「どんな課題を」発見したのかと、その検討状況、最終的なステータスが管理できるように作成します。
ところで、WBSで書き出したタスクと、課題をごちゃまぜにしてしまうのはよくあることです。
タスクを状況に応じて細かく規定すれば、課題とあまり差がないかもしれません。
こうしたタスクの「粒度」について、以前こんな記事を書いていたのを覚えていますか？
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例えば、「やきそばの具材を買う」と考えた時に、更に細かくすると以下のタスクが考えられます。
・何をどのぐらい買うのかを決める
・どこで買うのかを決める
・誰がいつ買いに行けるのかを決める
・必要なお金を受け取る
・買いに行く手段を決める
・買いに行く
・お金を精算する など
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WBS上のタスクが「やきそばの具材を買う」としか定めていない場合、上記のどこかで引っかかってしまったら、そのタスクが進まなくなります。
そうしたタスクが進められない事象＝課題を漏れなく記録し、進捗管理と一緒に情報共有を行い、その解消について合議することが、課題管理の目的です。
これまで５回にわたりプロジェクトマネジメントについて解説して参りました。
どれもこれも普通のことばかりではなかったでしょうか？
プロジェクトマネジメントを成功させるのは、特別な才能ではなく、普通のことをひたすら地道に行うことなのです。